Il 17 aprile scorso è stata formalizzata la Determinazione Dirigenziale 869/2024 con la quale si è ufficializzata la nuova MICRO Organizzazione del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica, preceduta da una modifica della MACRO adottata dalla Giunta Capitolina con Deliberazione n. 17/2024.

Per rendere possibile il trasferimento della nuova struttura nel Sistema Informativo dell’Organizzazione (S.I.O.) c’è stato bisogno di un’analisi approfondita dello storico: dal 2014, data a cui risale l’ultima MICRO Dipartimentale, fino al 2024, in modo da far confluire il “vecchio” (Micro e Ods precedenti al 17.4.2024) nel “nuovo” (Micro attuale), per non perdere la riconducibilità storica di competenze, funzioni e incarichi.
Dalla precedente Micro ad oggi si sono susseguiti diversi Ordini di Servizio, circa 60/70 ogni anno, con l’obiettivo di ‘aggiornare’ incarichi e ‘distribuire’ il personale nelle Direzioni e nelle Unità Organizzative.
I sistemi di fatto rispecchiavano la vecchia Micro non più coerente con le modifiche messe in atto dalle variazioni attuate con vari provvedimenti che si sono susseguiti nel tempo: Delibere Macro, DD di conferimento incarichi di Posizioni Organizzative prima ed Elevate Qualificazioni poi. Per queste motivazioni fino al 2024 molti dipendenti del PAU, per fruire dei vari istituti previsti (ferie, permessi, servizi esterni…) hanno dovuto fare ricorso ai moduli cartacei, senza poter effettuare le relative richieste dal Portale.

Oggi, dopo poco più di due mesi, abbiamo terminato il lavoro di aggiornamento su entrambi i sistemi SIO e SAP–HCM e pertanto, oggi, possiamo finalmente visualizzare correttamente su S.I.O. non solo la struttura del dipartimento: Direzioni, U.O., Servizi, Uffici, ma anche le risorse umane che la compongono: Dirigenti, E.Q., Responsabili di Ambito e di Procedimento.

Successivamente si è provveduto alla creazione delle posizioni, con la relativa allocazione di tutti i dipendenti di categoria B, C e D del Dipartimento di Urbanistica sul sistema SAP-HCM.
È quindi ora possibile accedere al portale di Roma Capitale e presentare on line le richieste personali, ottimizzando così il ciclo di autorizzazione e fruizione dei permessi necessari a giustificare le assenze giornaliere, con un considerevole risparmio sul consumo di carta. Tuttavia il processo di snellimento non si è ancora concluso, infatti stiamo operando per consentire agli incaricati di E.Q. di autorizzare: ferie e permessi… al fine di alleggerire le Direzioni.
Ogni dipendente del Pau è stato reso pienamente autonomo di gestire le richieste sul Portale, perché destinate alla propria E.Q. e al proprio Dirigente, potendo visualizzare anche le spettanze, senza spreco di carta e di tempo per compilare i giustificativi, poi sottoposti alla firma dei Direttori per la rispettiva autorizzazione, giungendo ad una vera e propria dematerializzazione cartacea.

C’è un altro importante aspetto da considerare, che non si limita alle questioni di tempo e semplificazione precedentemente indicate: la definizione puntuale della Micro permette ad ogni dipendente di avere certezza delle proprie funzioni, incarichi ed i compiti attribuiti. Per fare ordine è stato necessario da parte dell’ufficio ‘intervistare’ diverse E.Q. al fine di condividere informazioni e superare perplessità. Questo aiuta a capire il tempo necessario per definire il lavoro e spiega anche il metodo che si è cercato di adottare, puntando ad assicurare l’accuratezza dei dati inseriti sui sistemi.

Il lavoro rappresentato ha anche un altro riflesso, che potremmo definire di trasparenza, nei confronti dei cittadini, degli utenti, dei professionisti e degli operatori, che si rivolgono al Dipartimento Pau: per cui la trasparenza interna si riflette all’esterno, rendendo più chiaro ‘chi fa cosa’.
In questo modo l’operato dell’Ufficio Gestione del Personale è diventato più funzionale e ha reso comprensibile la stratificazione delle varie direzioni, con le reali risorse umane che vi lavorano.

Siamo felici e soddisfatte dell’obiettivo raggiunto, consentito dall’approvazione della tanto attesa MICRO del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica.