Questo è lo spazio per un piccolo tuffo nel passato, un confronto con i nostri colleghi di “ieri” direttamente dai nostri archivi.

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Ordine di servizio n. 5 del 28 febbraio 1958

Laura Forgione, architetta, urbanista, esperta in pianificazione territoriale e urbana è la responsabile, con Incarico di Elevata Qualificazione, del Servizio Coordinamento Tecnico Pianificazione Generale. Tra le varie attività di cui è responsabile c'è la cura della gestione e delle modifiche della Carta per la Qualità, che è il tema che ci interessa, perché l’Assemblea Capitolina, su proposta della Giunta, ha appena approvato gli aggiornamenti dell’elaborato del Piano Regolatore che individua gli immobili e le aree urbane sottoposti a uno speciale regime di tutela.

Il 17 aprile scorso è stata formalizzata la Determinazione Dirigenziale 869/2024 con la quale si è ufficializzata la nuova MICRO Organizzazione del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica, preceduta da una modifica della MACRO adottata dalla Giunta Capitolina con Deliberazione n. 17/2024.

Per rendere possibile il trasferimento della nuova struttura nel Sistema Informativo dell’Organizzazione (S.I.O.) c’è stato bisogno di un’analisi approfondita dello storico: dal 2014, data a cui risale l’ultima MICRO Dipartimentale, fino al 2024, in modo da far confluire il “vecchio” (Micro e Ods precedenti al 17.4.2024) nel “nuovo” (Micro attuale), per non perdere la riconducibilità storica di competenze, funzioni e incarichi.
Dalla precedente Micro ad oggi si sono susseguiti diversi Ordini di Servizio, circa 60/70 ogni anno, con l’obiettivo di ‘aggiornare’ incarichi e ‘distribuire’ il personale nelle Direzioni e nelle Unità Organizzative.
I sistemi di fatto rispecchiavano la vecchia Micro non più coerente con le modifiche messe in atto dalle variazioni attuate con vari provvedimenti che si sono susseguiti nel tempo: Delibere Macro, DD di conferimento incarichi di Posizioni Organizzative prima ed Elevate Qualificazioni poi. Per queste motivazioni fino al 2024 molti dipendenti del PAU, per fruire dei vari istituti previsti (ferie, permessi, servizi esterni…) hanno dovuto fare ricorso ai moduli cartacei, senza poter effettuare le relative richieste dal Portale.

Oggi, dopo poco più di due mesi, abbiamo terminato il lavoro di aggiornamento su entrambi i sistemi SIO e SAP–HCM e pertanto, oggi, possiamo finalmente visualizzare correttamente su S.I.O. non solo la struttura del dipartimento: Direzioni, U.O., Servizi, Uffici, ma anche le risorse umane che la compongono: Dirigenti, E.Q., Responsabili di Ambito e di Procedimento.

Successivamente si è provveduto alla creazione delle posizioni, con la relativa allocazione di tutti i dipendenti di categoria B, C e D del Dipartimento di Urbanistica sul sistema SAP-HCM.
È quindi ora possibile accedere al portale di Roma Capitale e presentare on line le richieste personali, ottimizzando così il ciclo di autorizzazione e fruizione dei permessi necessari a giustificare le assenze giornaliere, con un considerevole risparmio sul consumo di carta. Tuttavia il processo di snellimento non si è ancora concluso, infatti stiamo operando per consentire agli incaricati di E.Q. di autorizzare: ferie e permessi… al fine di alleggerire le Direzioni.
Ogni dipendente del Pau è stato reso pienamente autonomo di gestire le richieste sul Portale, perché destinate alla propria E.Q. e al proprio Dirigente, potendo visualizzare anche le spettanze, senza spreco di carta e di tempo per compilare i giustificativi, poi sottoposti alla firma dei Direttori per la rispettiva autorizzazione, giungendo ad una vera e propria dematerializzazione cartacea.

C’è un altro importante aspetto da considerare, che non si limita alle questioni di tempo e semplificazione precedentemente indicate: la definizione puntuale della Micro permette ad ogni dipendente di avere certezza delle proprie funzioni, incarichi ed i compiti attribuiti. Per fare ordine è stato necessario da parte dell’ufficio ‘intervistare’ diverse E.Q. al fine di condividere informazioni e superare perplessità. Questo aiuta a capire il tempo necessario per definire il lavoro e spiega anche il metodo che si è cercato di adottare, puntando ad assicurare l’accuratezza dei dati inseriti sui sistemi.

Il lavoro rappresentato ha anche un altro riflesso, che potremmo definire di trasparenza, nei confronti dei cittadini, degli utenti, dei professionisti e degli operatori, che si rivolgono al Dipartimento Pau: per cui la trasparenza interna si riflette all’esterno, rendendo più chiaro ‘chi fa cosa’.
In questo modo l’operato dell’Ufficio Gestione del Personale è diventato più funzionale e ha reso comprensibile la stratificazione delle varie direzioni, con le reali risorse umane che vi lavorano.

Siamo felici e soddisfatte dell’obiettivo raggiunto, consentito dall’approvazione della tanto attesa MICRO del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica.

L’ufficio affrancazioni ha visto tempi veramente bui in passato, sobbarcato di migliaia di pratiche e senza il personale per poterle lavorare, solo lamentele dalla cittadinanza che però non conosceva la difficoltà reale in cui verteva l’ufficio. Fortunatamente, come sempre, dopo una tempesta non può che uscire un bellissimo arcobaleno! Oggi l’ufficio affrancazioni è composto da 7 colleghi capitanati dal pilastro dell’ufficio Elisabetta Miccinilli. Questo gruppo è riuscito a fare miracoli con duro e costante impegno e con una spalla sempre pronta a sorreggerli nei momenti di difficoltà: ci riferiamo alla responsabile del servizio che non si è mai tirata indietro davanti gli ostacoli e ha sempre creduto nel suo lavoro e nei suoi colleghi. Non ci resta che lasciare la parola a lei: la Dottoressa Elisabetta Miccinilli… o come la chiama chi la conosce un po' più da vicino: la nostra Micci.

Buongiorno Dottoressa, finalmente un po' di serenità dopo anni di tempesta! A cosa dobbiamo, secondo lei, questo netto miglioramento del servizio?

“Il miglioramento del servizio delle procedure di affrancazione e trasformazione lo dobbiamo senz’altro all’utilizzo della procedura semplificata telematica, mi riferisco alla piattaforma SIAT, che ha contribuito notevolmente ad uno snellimento della procedura a cominciare dalla presentazione delle istanze medesime con una conseguente lavorazione direi molto rapida. Oggi riusciamo a rispettare ampiamente i termini di legge previsti per la conclusione del procedimento, evitando quindi tempi molto lunghi come nel passato. Inoltre, tramite il SIAT i cittadini stessi o i tecnici da loro incaricati hanno la possibilità di monitorare costantemente lo stato della loro pratica e di comunicare con l’Amministrazione in maniera molto più agevole.
Tutto ciò ha contribuito non solo a snellire le procedure, ma anche a ridurre eventuali conteziosi che si sarebbero potuti innescare, avvantaggiando sia la collettività sia l’Amministrazione, che riesce a dare un’immagine migliore di quella che è l’attività svolta dagli uffici. Tutto ciò contribuisce ad avvicinare l’Amministrazione ai cittadini in un’ottica diversa, migliorando il rapporto tra cittadinanza e Amministrazione, in quanto i cittadini oggi hanno la garanzia di poter vendere i loro immobili in tempi ragionevoli e con la massima libertà di scelta e di azione sulle modalità da poter utilizzare.”

Sono rimaste ancora delle criticità? Se sì, ce le potrebbe illustrare?

“Una questione che per me potrebbe rappresentare una criticità è la difficoltà che i cittadini hanno ad entrare nell’argomento, soprattutto quando e se devono affrancare, ed è soltanto la normativa di riferimento che fornisce delle indicazioni chiare e precise, una normativa che però è in continua evoluzione. Tale evoluzione ha portato notevoli vantaggi, non solo per l’Amministrazione, ma soprattutto per la collettività, possiamo ricordare ad esempio le ultime Delibere di Assemblea Capitolina che hanno messo in trasformazione un numero cospicuo di piani di zona, dando la possibilità a migliaia di cittadini di diventare pieni proprietari dei lori immobili. Per sfruttare questi vantaggi si deve però avere un’adeguata conoscenza della normativa, per tale motivo il nostro Ufficio tiene costantemente aggiornato il portale di Roma Capitale, che è il primo contatto che si ha con la cittadinanza."

In questi anni, oltre ai moltissimi grattacapi, le è mai capitato qualcosa di buffo?

“Come ben si sa la procedura di affrancazione è una procedura di forte impatto sociale, perché riguarda indistintamente i proprietari dei tantissimi immobili realizzati nei vari piani di zona, è quindi inevitabile che per queste situazioni così particolari i cittadini sia venuti a contatto diretto con i componenti degli uffici, insomma che ci abbiano conosciuto personalmente. Talvolta non solo ci hanno conosciuto, ma anche riconosciuto in situazioni del tutto particolari al di fuori dell’ambito lavorativo. È possibile incontrare i cittadini che riconoscano i componenti dell’ufficio affrancazioni anche in posti disparati e inusuali…come, per esempio, mi è capitato di incontrare dei cittadini sul bagnasciuga del litorale di Ostia, o comunque di essere più di una volta fermata o sentita osservata nei vari supermercati di zona. Un’altra volta, ricordo sorridendo, ma in quel momento non è che mi abbia fatto molto sorridere, l’incontro con un cittadino addirittura in terra toscana durante un week end di agosto di qualche anno fa.
Oggi come oggi ripensando a quelle situazioni mi viene da sorridere pensando ai luoghi in cui questi incontri si sono verificati, ma soprattutto posso dire di avere la soddisfazione di aver contribuito positivamente per queste persone alla conclusione della procedura di affrancazione, molto importante e determinante per la vendita dei loro beni immobiliari."